16. September 2026

Roman Federer

KI-Offertenerfassung: schneller von der Anfrage zur Kalkulation

Wie viel Vorarbeit steckt bei dir in einer Offerte, bevor du überhaupt kalkulieren kannst?

Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Im Anhang liegen PDFs, vielleicht STEP-Dateien und mehrere angefragte Positionen. Bevor ein Preis berechnet werden kann, beginnt oft zuerst die Fleissarbeit: Informationen prüfen, Artikel zuordnen, Dokumente ablegen und die Offerte aufbauen. Der Offerten-Assistent in EasyProd übernimmt einen grossen Teil dieser Vorbereitung. So kommst du schneller zu dem Teil, bei dem Erfahrung und Fachwissen gefragt sind: kalkulieren, prüfen, offerieren.

Was ist der Offerten-Assistent in EasyProd?

Der Offerten-Assistent unterstützt die Erfassung von Kundenanfragen und bereitet daraus eine Offerte in EasyProd vor. Die eingehenden Informationen werden analysiert, strukturiert und den passenden Positionen zugeordnet. Damit beginnt die Bearbeitung weniger häufig auf einer leeren Maske.

Wie funktioniert die KI-gestützte Offertenerfassung?

Der Ablauf startet bei der Anfrage des Kunden:

1: E-Mail an EasyProd Übermitteln

2: Kunde und Anfrage analysieren

3: Einzelne Positionen erkennen

4: PDF- und STEP-Dateien zuordnen

5: Artikel und Offerte vorbereiten

6: Angaben kontrollieren und Offerte versenden

Aus einer E-Mail mit verschiedenen Anhängen entsteht damit eine strukturierte Grundlage für die weitere Bearbeitung.

Was passiert mit PDFs und STEP-Dateien?

Technische Anfragen bestehen häufig aus mehreren Dokumenten. EasyProd ordnet die vorhandenen Dateien den entsprechenden Artikeln beziehungsweise Positionen zu. Das ist wichtig, weil später klar sein muss, welches Dokument zu welchem Bauteil gehört. Gerade bei einer Anfrage mit mehreren Positionen spart eine saubere Zuordnung viel Sucharbeit.

Was übernimmt die KI?

Die KI hilft dabei, die eingehende Anfrage zu analysieren und für die weitere Verarbeitung vorzubereiten.

Sie unterstützt beispielsweise beim Erkennen und Strukturieren von:
• Kundeninformationen
• Anfragepositionen
• Artikeln
• mitgelieferten Dokumenten

Dadurch steht schneller eine vorbereitete Offerte zur Verfügung. Die Kalkulation selbst bleibt dort, wo das Fachwissen sitzt: beim Menschen.

Was muss anschliessend noch gemacht werden?

Die vorbereitete Offerte kann direkt weiterbearbeitet werden.

Jetzt geht es um:
• Preise ergänzen
• Positionen kontrollieren
• Angaben bei Bedarf anpassen
• Dokumente prüfen
• Offerte fertigstellen und versenden

Die administrative Vorarbeit wird dadurch kleiner, während mehr Zeit für die eigentliche Kalkulation bleibt.

Was bringt der Offerten-Assistent im Alltag?

Schneller zur Kalkulation. Positionen und Dokumente sind bereits vorbereitet. Dadurch kann früher mit Preisen und fachlichen Angaben gearbeitet werden.

Weniger Erfassungsarbeit

Viele Informationen aus der Anfrage müssen weniger häufig manuell aufgebaut werden.

Dokumente sauber zugeordnet

PDFs, STEP-Dateien und weitere Unterlagen bleiben mit den entsprechenden Positionen oder Artikeln verbunden.

Mehr Übersicht

Anfrage, Positionen, Artikel und Dokumente werden in EasyProd zusammengeführt.

Weniger Routinearbeit

Die KI übernimmt Arbeiten, die klar strukturiert und wiederkehrend sind.
Genau dort spielt sie ihre Stärke aus.

Wann ist die KI-Offertenerfassung besonders interessant?

Vor allem bei Anfragen mit:
• mehreren Positionen
• technischen Zeichnungen
• PDF-Anhängen
• STEP-Dateien
• wiederkehrenden Artikeln

Je umfangreicher eine Anfrage ist, desto mehr Zeit steckt häufig bereits in ihrer Vorbereitung.
Der Offerten-Assistent verkürzt genau diesen Weg.

Weniger Vorarbeit. Mehr Zeit fürs Wesentliche.

Wo liegt der Unterschied zur Bestellerfassung?

Bei der Offertenerfassung liegt eine Anfrage vor. Preise und Angebot müssen noch erstellt werden.
Bei der Bestellerfassung hat der Kunde bereits bestellt. Aus der Bestellung wird ein Auftrag in EasyProd vorbereitet. Beide Funktionen nutzen vorhandene Informationen weiter und reduzieren manuelle Erfassungsschritte.

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Häufige Fragen zum Offerten-Assistenten in EasyProd

Kann EasyProd aus einer Kundenanfrage eine Offerte vorbereiten?

Ja. Der Offerten-Assistent analysiert die Anfrage und bereitet Positionen, Artikel und zugehörige Dokumente für die weitere Bearbeitung vor.

Können PDF- und STEP-Dateien zugeordnet werden?

Ja. Mitgelieferte Dokumente können den entsprechenden Artikeln beziehungsweise Positionen zugewiesen werden.

Wer legt die Preise fest?

Die Preise werden nach der Vorbereitung ergänzt und fachlich geprüft.

Kann die vorbereitete Offerte noch verändert werden?

Ja. Positionen, Preise, Dateien und weitere Angaben lassen sich kontrollieren und bei Bedarf bearbeiten.